Scrum es un proceso que incluye un conjunto de buenas prácticas para poder trabajar dentro de un equipo en forma colaborativa. Este proceso es ideal para aquellos sectores compuestos por entornos complejos y cambiantes pero que requieren resultados rápidos y eficientes para los clientes.

• ¿Qué es un entorno complejo?

Aquellos lugares donde no siempre se puede entregar lo que el cliente necesita o hay demoras en la atención, donde los costos aumentan y/o la calidad baja, donde hay situaciones de rotación de personal o baja motivación en los equipos.

• ¿En dónde se aplica esta metodología?

• proyectos cuya solución se desconoce

• proyectos que requieren del trabajo cooperativo de varias personas o departamentos;

• proyectos urgentes y que necesitan de un flujo de trabajo dinámico

• ¿Quiénes son nuestros clientes?

En primera instancia se reconoce como cliente a aquella persona que requiere nuestro servicio, por lo que un cliente puede ser externo (venir de otro entorno y abonar por lo que solicita) o interno (venir de otro sector y requerir de una tarea en particular).

• ¿Cuál es el proceso Scrum?

Todo gran objetivo debe ser subdividido en objetivos más cortos estableciendo etapas y tiempos límite, deben ser tareas concretas a corto plazo que puedan luego ser evaluadas en cuanto a su resultado, validar su funcionamiento y analizar si se sigue por ese camino o hay que hacer un cambio antes de avanzar en la instancia siguiente.

El Scrum se ejecuta en ciclos temporales cortos llamados “iteraciones”, cada iteración debe proporcionar un resultado completo y un incremento del producto final. Este proceso requiere de:

• un equipo multidisciplinario (o de personas con funciones diferentes) para que trabajen en forma simultánea avanzando diversos aspecto de un mismo producto/tema pero sosteniendo una comunicación fluida para mantenerse alineados en la optimización del resultado.

• del rol de un Scrum Master que es el encargado de su equipo no pierda el foco de sus funciones y objetivo. Es quien proveerá al equipo de lo que necesita y quien se encargará de solicitar toda la información necesaria para poder avanzar.

Todo gran objetivo debe ser subdividido en objetivos más cortos estableciendo etapas y tiempos límite, deben ser tareas concretas a corto plazo que puedan luego ser evaluadas en cuanto a su resultado, validar su funcionamiento y analizar si se sigue por ese camino o hay que hacer un cambio antes de avanzar en la instancia siguiente. 
El Scrum se ejecuta en ciclos temporales cortos llamados “iteraciones”, cada iteración debe proporcionar un resultado completo y un incremento del producto final. Este proceso requiere de:

• un equipo multidisciplinario (o de personas con funciones diferentes) para que trabajen en forma simultánea avanzando diversos aspecto de un mismo producto/tema pero sosteniendo una comunicación fluida para mantenerse alineados en la optimización del resultado.

• del rol de un Scrum Master que es el encargado de su equipo no pierda el foco de sus funciones y objetivo. Es quien proveerá al equipo de lo que necesita y quien se encargará de solicitar toda la información necesaria para poder avanzar.

El principal objetivo del Scrum es sortear las dificultades típicas de estos entornos complejos al identificar aspectos concretos ineficientes y generar soluciones sistemáticas que aumentan la competitividad. Todo esto será posible si se es flexible en cuanto a ciertos procesos y abierto a innovar implementando nuevas ideas.

La flexibilidad en el proceso radica en dedicar tiempo luego de cada iteración para solicitar retroalimentación sobre lo previamente realizado y estar dispuesto a dar un giro en la implementación si es necesario.

Es verdad que el desarrollo de un producto difiere del desarrollo de un servicio, pero gran parte del proceso de scrum se puede aplicar en la gestión general de equipos sin discriminar ámbito o sector.

La pregunta que surge en esta instancia es si el sector hospitalario tiene las características mencionadas anteriormente que lo convierten en un espacio donde la metodología scrum podría colaborar en la resolución de situaciones conflictivas u optimización de servicios.

• Entorno complejo

El sistema sanitario afronta, desde hace tiempo, una serie de desafíos complejos que ponen a prueba la gestión y la calidad asistencial a los pacientes:

• Equilibrar la necesidad de atención de calidad con el costo de vida propio de cada país,

• La actualización en la formación de los profesionales médicos en cuanto a nuevas normativas sanitarias

• Las diferentes coberturas de salud y cuestiones de acceso que suman tarea administrativa a los médicos

• El estrés laboral, el comportamiento de los pacientes y el agotamiento

• Las nuevas tecnologías que continúan evolucionando e implican tiempo para aprender e implementar dispositivos médicos, cambios en los procedimientos y mayor seguridad en los datos.

• Los cambios demográficos de la población y situaciones de alertas sanitarias.

• Espacio de aplicación

Más allá de las estas situaciones, se puede afirmar que dentro de un ambiente clínico u hospitalario se pueden encontrar todo tipo de “proyectos” o desafíos con el mismo perfil de los que se seleccionan para esta metodología.

• Situaciones cuya solución se desconoce

• pacientes que requieren del trabajo cooperativo de varios especialistas o departamentos;

• patologías de tratamiento urgente y que necesitan de un flujo de trabajo dinámico

• El cliente

Muchas veces se ha hablado del paciente con la asociación a cliente, pero dentro de un ámbito hospitalario, entre los diferentes sectores, hay muchos “clientes internos” que dependen del trabajo del otro para poder tratar a un paciente… Un médico necesitará del servicio de proveedores internos para realizar una buena atención:

• buena calidad en los estudios de imágenes y un práctico acceso a las mismas, que se encuentren disponibles a través de un canal que les permita analizar mejor el cuadro clínico;

• Aplicación correcta de la medicación a un paciente internado por parte del equipo de enfermería para poder medir en forma correcta la eficacia del tratamiento;

• Sistema de triage eficiente para que llegue en forma correcta cada perfil de paciente a la especialidad médica correspondiente;

• Registro electrónico completo del paciente, con todos sus datos debidamente recolectados y sin errores;

• Un espacio de trabajo acorde a la complejidad de atención que requiera cada paciente;

• Que los circuitos para derivación interna sean intuitivos, confiables y fluidos.

Todas estas situaciones representan espacios de oportunidad donde la innovación podría tomar lugar y a través del Scrum lograr nuevas metodologías eficientes.

• El proceso

La parte más importante del proceso es entender que no siempre la planificación debe estar definida en forma detallada e integral desde el primer momento:

• Se requieren tener claros los objetivos a largo plazo e iniciar implementando las primeras instancias del avance (ya sea la primer parte de un nuevo sistema de historias clínicas, la implementación de un nueva idea para triage, la herramienta para una mejor comunicación entre médicos y enfermeras)

• Luego se realiza una etapa de análisis y evaluación de rendimiento al solicitar retroalimentación de otras áreas o clientes internos.

• Si los resultados no son los esperados, siempre es posible redefinir tareas y formas de organización y repetir la iteración.

• Luego de un breve período se debe volver a comprobar si esta vez se cumplió con las expectativas. En caso afirmativo se puede avanzar con la planificación de la instancia siguiente contando con una base más sólida ya previamente testeada (como por ejemplo, agregar integración de historias clínicas electrónicas con otras plataformas virtuales del centro médico).

Hay diversos ejemplos de aplicación de esta metodología asociadas a salud.

En Argentina, el Ministerio de Salud desarrolló una “Guía de Metodologías Ágiles en Implementación de Historias Clínicas Electrónicas (HCE)” para hospitales y clínicas. Las mismas detallan el paso a paso sobre cómo aplicar Scrum en estos desarrollos. Esta guía no solo presenta el proceso Scrum para aquellos que no lo conocen sino que, además, detalla los pasos necesarios para un desarrollo de este tipo, roles y etapas necesarias para concretar un proyecto de HCE.

Esta guía se desarrolló a partir de experiencias de profesionales que realizaron estas implementaciones en Mendoza, Misiones, Neuquén, San Juan y Tucumán.

Si miramos al mundo entero, encontramos que también se cuenta con ejemplos más audaces, como el de la clínica de salud mental, Monash Health, en Melbourne (Australia). Esta clínica ha buscado mejorar el sistema de salud general dejando a un lado la burocracia, la inercia institucional y las resistencias al cambio y a través del proceso de Scrum generó un nuevo sistema.

El cambio surgió cuando la Dra. Melissa Casey y sus colegas observaron los índices de suicidios y el porcentaje en aumento de pacientes que acudían en situación de crisis de emergencia a buscar ayuda; todo esto contrapuesto con los mapeos de recorrido que hacen los pacientes dentro del sistema de salud.

• Un ejemplo sólido era un hombre de mediana edad que había intentado suicidarse. En un par de meses esta misma persona pasó por 13 administradores de casos, se actualizó su registro unas 70 veces y fue remitido 18 veces a profesionales de la salud de los cuales solo con uno volvió dos veces más. La información clínica de este paciente estaba dispersa en 5 sistemas diferentes electrónicos y 15 registros de papel.

El objetivo estaba claro, habría que ser capaces de poder dar al paciente una atención mental de mejor calidad, más rápida y con una respuesta diferente. “Son los pacientes lo que están en sus casa y saben si les está funcionando bien el tratamiento” afirma la Dra. Casey.

El desafío era complejo porque no solo habría que abordar las necesidades clínicas del paciente sino también las necesidades que surgen de la atención sanitaria. Para esto se citó a diferentes consultores de metodologías ágiles sumado a otros profesionales de la salud y se generó un nuevo prototipo de Clínica de Medicina Psicológica Ágil.

Las implementaciones fueron varias pero el enfoque más fuerte se da en un alto perfil colaborativo que da espacio a la retroalimentación realizada por el paciente. Luego de cada sesión el paciente puede calificar sus sesiones y sus médicos tratantes toman esto como oportunidad de conocer mejor a sus pacientes. Los médicos organizan tiempo específico a crear una relación con el paciente lo que logra adherencia al tratamiento y minimiza los traspasos entre profesionales. Es una manera de no perder los avances que el paciente ha logrado y tener mayor centralización de su información.

Adicionalmente se cuenta con un espacio semanal pautado para que los médicos de la clínica se reúnan y discutan sus casos en un entorno de equipo. Esto permite a cada tratante compartir experiencias, notar problemas emergentes y actuar en consecuencia.

Todo esto es posible gracias a que los mismos profesionales tampoco se encuentran restringidos a procesos protocolares que los limiten.

Luego del primer período de 12 meses de evaluación de este proceso se evaluaron los datos. La tendencia mostró una mejora del 23 al 46 por ciento en varias de las medidas estandarizadas. Esto incluyó medir los resultados clínicos de una variedad de síntomas como ansiedad y depresión, así como escalas que rastrean el nivel de desmoralización del paciente, la mejora en el funcionamiento social y su satisfacción con la atención recibida.